[Acerte nos processos 4] Monitoramento, padronização e análise no controle de processos

Você já entendeu como criar processos na empresa, aprendeu sobre conceitos e fluxos do mapeamento e, também, conheceu os impactos e resultados. Agora, chegamos a última etapa: o controle de processos.

Durante todo esse percurso, foi possível aprender sobre a estruturação necessária para implementar os processos de acordo com o seu negócio. Mas, para além do planejamento, a gestão e a manutenção também são muito importantes.

Por isso, neste post, você vai conferir como fazer um bom controle de processos, descobrir a importância da padronização e entender as melhores práticas para monitorar e analisar tudo que foi posto em prática. Vamos lá?

O que é o controle de processos?

O controle de processos é o gerenciamento de todos os procedimentos que impactam a performance de uma empresa, independente do seu segmento. Portanto, esse acompanhamento varia de acordo com as oscilações do mercado e o contexto do seu negócio.

Antes de tudo, vamos relembrar o conceito de processo. De acordo com Leandro Costa da Silva (2015), no livro Gestão e melhoria de processos:

“[...] processo é uma sequência lógica de operações, atividades ou tarefas, que aplica recursos organizacionais para a geração de um produto ou serviço que atenda às necessidades de um cliente ou consumidor”.

Desse modo, cada setor têm tarefas específicas. Com isso, a supervisão das atividades precisa ter determinada frequência, conduta ou dinâmica para que funcione adequadamente. 

Uma forma eficaz de fazer inspeções é por meio de checklists. Isso porque as listas de verificação possibilitam a padronização dos processos, a checagem apurada de não conformidades e a análise dos dados. Quer entender como isso acontece? Continue acompanhando nosso post!

Passo a passo para monitorar e analisar o controle de processos com checklists

De fato, a época de manter arquivos físicos para o controle de processos já passou. Inclusive, digitalizar seus processos impacta em inúmeras frentes: produtividade, gestão de tempo, coleta de dados, redução de custos, entre outros fatores. 

A transformação digital permite o acesso rápido e estruturado às informações importantes para o seu negócio. Sem contar na economia das horas - desnecessariamente - gastas para a construção de relatórios, os quais, hoje, são gerados automaticamente por softwares especializados. 

Portanto, um sistema de checklist digital, como o Checklist Fácil, previne o esquecimento das etapas, uma vez que checa o cumprimento de todo o processo. Além disso, possibilita identificar as melhorias para que a atividade seja ainda mais efetiva ou mais ágil. Vamos conferir o passo a passo?

1. Defina itens e/ou operações a serem checados

O primeiro passo é estabelecer o que vai passar por inspeções dentro da sua empresa. Conforme já citamos, é fundamental entender o contexto de cada departamento. É preciso ter a visão geral da rotina, dos procedimentos, das tarefas e das responsabilidades de cada setor, para definir padrões específicos.Isso porque os objetivos das áreas são diferentes, portanto, a análise de resultados também é. Sendo assim, as diretrizes devem ser desenvolvidas de forma personalizada, considerando os aspectos citados em cada time.

2.Estabeleça padrões para o funcionamento dos processos

Para que você consiga estabelecer um fluxo de trabalho adequado, é muito importante estabelecer a padronização de processos. Os times precisam definir diretrizes específicas para o melhor funcionamento de cada setor, departamento, ação etc. 

A partir daí, gradualmente, a sua empresa vai se adaptando ao novo padrão. Isso é importante para que os colaboradores - e também o negócio - evoluam, entendendo as ações que contribuem para a melhoria contínua e para a eficiência operacional.

3. Crie checklists

Para padronizar os processos, os checklists são ferramentas indispensáveis. Desse modo, organizar listas de verificação com todos os itens exigidos para desempenhar determinada atividade é fundamental.

Então, é hora de começar a estruturar o seu questionário. Neste momento, vale investir um tempo para elaborar as perguntas e os tipos de resposta mais adequados ao seu negócio. Isso porque há uma infinidade de possibilidades:

• Avaliativas: sim ou não, smiles;
• Lista de seleção;
• Texto;
• Data e hora;
• Monetário: temperatura, monetário, quantidade;
• Dados cadastrais: CPF, CNPJ, CEP, placa;
• Entre outros.

Em softwares de checklist, todos esses recursos auxiliam na segurança da coleta das informações para o controle dos processos. Além disso, minimizam a possibilidade de erros no preenchimento, já que cada campo é formatado de acordo com o dado a ser preenchido.

4. Determine a periodicidade das aplicações

Definidas as questões, é necessário entender de quanto em quanto tempo serão realizadas as inspeções. Esse é um aspecto que varia muito, de acordo com o tipo de negócio, da operação ou dos equipamentos.

As verificações podem ser feitas diariamente, semanalmente, a cada 15 dias, mensalmente ou outro tempo determinado. O importante é que se cumpra a periodicidade definida para que o controle de processos seja eficaz.

5. Atribua responsáveis

Ninguém melhor do que o próprio time para entender quais são os processos já executados. Muitas vezes, eles são implícitos, há um modo de funcionamento que se repete, porém, não há documentação ou análise. 

Por isso, é muito importante a definição das etapas e dos responsáveis por cada fase da operação. Afinal, o controle de processos só é possível com um fluxo de trabalho bem definido. 

6. Realize as auditorias

Durante a inspeção, deve-se registrar todos os dados coletados para realizar o controle de processos a médio e a longo prazo. Um ponto muito importante é investigar as não conformidades, de modo a sugerir planos de ação ou, até mesmo, solucionar logo após a conclusão da auditoria.

Dessa forma, já é possível iniciar uma análise da organização dos processos, entendendo o status de cada etapa, as justificativas das ações, os possíveis desvios, entre outros aspectos.

7. Analise os dados coletados

Para finalizar, você precisa analisar os dados coletados para assumir o controle de processos. Portanto, após um período de testes, verifique suas aplicações. Para isso, faça uma investigação de todas as situações do seu relatório, sejam boas ou ruins. 

Análises mais profundas, possibilitadas por um sistema online, são fundamentais para o controle de processos. Com a visão geral de toda a operação, as tomadas de decisão são muito mais assertivas e o gerenciamento de riscos é facilitado.

E aí, gostou de saber como estruturar, mapear, padronizar e controlar os processos na empresa? Então, você não pode perder o fechamento desta série com o nosso webinar A estruturação de processos na retomada às atividades. 

Junto com a Checklist Fácil, vamos falar sobre a organização de processos e os seus impactos. Inscreva-se agora para não perder esse conteúdo!

Este artigo foi escrito por Marina Casaril, produtora de conteúdo na Checklist Fácil.