[Acerte nos processos 2] Como fazer o mapeamento de processos: conceito, fluxos

Em nosso último post nós trouxemos um passo a passo sobre como criar processos e os benefícios que uma gestão bem estruturada pode trazer para sua empresa. Hoje vamos dar continuidade ao tema, mas nos aprofundando um pouco mais na etapa de mapeamento de processos. A sua empresa está preparada para iniciar um mapeamento de processos? Descubra agora tudo o que precisa para começar!

O que é mapeamento de processos?

Como falamos no post anterior, o grande objetivo da gestão de processos é a redução de custos, aumento da produtividade, entrega de mais qualidade ao cliente e, consequentemente, maior lucratividade. E é justamente com o mapeamento de processos que iremos chegar a esses resultados. Mas o que é esse mapeamento de processos? 

É uma ferramenta gerencial que permite compreender de forma clara e objetiva como funciona a operação de uma empresa, definindo cada etapa do processo produtivo, entradas e saídas, os responsáveis por cada atividade, assim como o resultado e avaliação de cada etapa. Com essa ferramenta, é possível identificar quais fases da operação devem ser melhoradas e quais devem ser excluídas, por exemplo, a fim de otimizar todo o trabalho.

Ou seja, não tem segredo: quanto mais organizada e estruturada a gestão de uma empresa, menor a ocorrência de erros e desperdícios, logo, maior será a sua produtividade e qualidade na entrega para o cliente. Então se você quer se destacar perante os concorrentes, principalmente nesse momento que estamos vivendo, de incertezas econômicas, invista no mapeamento de processos.

Os benefícios de um mapeamento de processos

Toda e qualquer empresa tem uma série de atividades no dia a dia: comprar, vender, produzir, contratar e treinar equipe, monitorar os resultados, e assim por diante. Com tantos processos para gerenciar, às vezes é complicado encontrar os principais gargalos e o que pode ser melhorado.

Por isso, criar um mapa possibilita uma melhor visualização da operação como um todo. E traz diversos benefícios, tais como:

• Definição de tarefas;
• Redução de atrasos ou retrabalhos;
• Redução de custos;
• Automatização de rotinas;
• Agilidade nos processos;
• Aumento da produtividade;
• Maior transparência;
• Maior controle e monitoramento;
• Maior lucratividade;
• Melhor satisfação e resposta do cliente.

Como fazer um mapeamento de processos? Confira um passo a passo

Mapear um processo nada mais é que entender como a operação funciona como um todo e verificar se ela cumpre com seus objetivos. De forma geral, o mapeamento consiste na construção de metodologias, como fluxogramas, que possam mostrar as etapas produtivas desenvolvidas por cada funcionário e como cada uma se relaciona com o trabalho num todo. Ou seja, essa ferramenta possibilita identificar, priorizar e entender problemas que, muitas vezes, passam despercebidos na rotina diária.

Para colocar tudo isso em prática, é preciso seguir algumas etapas. Para tanto, nós buscamos como referência o blog Checklistfácil para trazer esse passo a passo aqui para você. Vamos lá!

1. Estabeleça o processo a ser mapeado

O primeiro passo é listar todos os processos envolvidos na operação. Você pode começar pelo que você considera o processo principal, e ir desenhando a relação dele com os demais. 

Não se esqueça de envolver todos os profissionais da sua equipe. As pessoas que trabalham no dia a dia de cada etapa são as que melhor podem te munir de informações.

2. Defina os responsáveis pelo processo

Por ser uma ação complexa, delegue tarefas para seus funcionários. Defina um líder responsável e permita que ele escolha parceiros para as funções de coleta de dados, sistematização e categorização, análise etc.

3. Delimite metas e objetivos

É preciso ter uma estratégia, entender aonde você quer chegar com aquele mapeamento. Os objetivos podem ser: 

• Encontrar gargalos na produtividade;

• Melhorar a integração entre processos;
• Implementar uma solução de gestão de processos corporativos (erp);
• Saber onde reduzir ou aumentar o número de pessoal;
• Verificar quais tarefas são automatizáveis;
• Agilizar o tempo de produção; etc.

E lembre-se: tenha metas palpáveis e limitadas, e foque nelas durante todo o seu processo de análise.

4. Crie métricas e indicadores de desempenho

Não existe resultado sem mensuração. Isto é, se você não tiver como mensurar o resultado, a ação não terá efetividade para a gestão. Portanto, o ideal é que os processos e, principalmente, as mudanças solucionadas sejam monitorados constantemente.

Para isso, existem as métricas (dados brutos, numéricos) e os indicadores que podem nos ajudar a avaliar se os objetivos esperados estão sendo cumpridos, e agilizar a tomada de decisões para aumentar a eficiência da operação.

Os tipos de indicadores de desempenho na gestão de processos podem ser divididos em:

• Indicadores de Eficiência;
• Indicadores de Qualidade;
• Indicadores de Capacidade;
• Indicadores de Produtividade;
• Indicadores de Rentabilidade;
• Indicadores de Lucratividade;
• Indicadores de Competitividade;
• Indicadores de Efetividade;
• Indicadores de Valor.

5. Determine os riscos

Toda e qualquer atividade nova numa operação, que muda a rotina das equipes, está sujeita a erros, mesmo que essa nova ferramenta venha para solucionar problemas. Então é imprescindível que o gestor esteja atento e preparado para resolver possíveis contratempos.

6. Monitore

Por fim, após colocar em prática todas as mudanças e otimizar todas as etapas, é preciso monitorar continuamente para avaliar se os novos processos estão sendo eficientes, e se as equipes estão cumprindo com os protocolos elaborados no mapeamento de processos. 

Confira alguns exemplos de fluxograma

A boa notícia é que tudo isso pode ser feito de forma automatizada, tornando a visão do fluxo de trabalho mais ampla e precisa, ganhando mais transparência na comunicação e agilidade nos processos.

Se você ficou com alguma dúvida, entre em contato com o Sebrae, nós temos consultorias online totalmente gratuitas, nos mais diversos temas, inclusive gestão e processos, áreas essenciais de aprimoramento para que sua empresa esteja preparada para os desafios de um mercado cada vez mais competitivo.