Tributos na nota fiscal para não optantes do Simples Nacional: guia completo
O Simples Nacional é um regime tributário possível para micro e pequenas empresas com faturamento de até R$ 4,8 milhões por ano. O empreendedor que opta por esse regime não precisa destacar as alíquotas de impostos na nota fiscal da empresa.
Já as empresas formalizadas como não optantes do Simples precisam informar o percentual da alíquota no campo correspondente na nota fiscal. Os percentuais mudam de acordo com o segmento de atuação da empresa: comércio, indústria ou serviços. Para cada segmento há uma lista de impostos que incidem na nota fiscal.
Neste artigo, você entenderá quais são os principais tributos e como destacá-los na nota fiscal e verá orientações práticas para empreendedores fora do Simples Nacional.
O que significa não ser optante do Simples Nacional
Quando dizemos que uma empresa não é optante pelo Simples Nacional, isso significa que o negócio não se enquadra no regime tributário simplificado voltado para micro e pequenas empresas ou optou-se por outro regime de tributação. Nesse caso, a empresa precisa adotar um dos regimes alternativos de tributação:
Lucro Presumido: a Receita Federal presume uma margem de lucro sobre a receita para calcular impostos;
Lucro Real: os tributos são calculados sobre o lucro líquido contábil ajustado; é mais complexo e exige contabilidade detalhada, mas pode ser vantajoso para empresas com margens baixas ou prejuízos.
As empresas fora do Simples Nacional pagam impostos separadamente (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ISS ou ICMS) e com guia de recolhimento individual, o que aumenta a burocracia e pode gerar uma carga tributária maior dependendo do caso, enquanto as optantes pelo Simples Nacional pagam os tributos em uma única guia chamada Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
Principais tributos que incidem na nota fiscal para empresas fora do Simples Nacional
Os tributos para empreendedores fora do Simples Nacional variam conforme o tipo de negócio e o regime tributário. O mais indicado é buscar um contador especializado para tirar todas as suas dúvidas, mas destacamos os principais tributos abaixo para que você já tenha um panorama geral.
Nota fiscal em empresa comercial
No comércio, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) é o tributo que incide na nota fiscal. A empresa precisa informar no campo correspondente o percentual da alíquota sobre o valor da mercadoria. O percentual pode ser de 4%, 7%, 12%, 17% ou 25%, dependendo da operação e do estado. Esses percentuais, por exemplo, são os de Santa Catarina, conforme a tabela do Confaz, do Ministério da Fazenda.
Nota fiscal em empresa industrial
No caso de uma indústria, além do ICMS, é cobrado na nota fiscal o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). O percentual da alíquota depende do produto fabricado e pode ser consultado na tabela do IPI disponibilizada pela Receita Federal.
Nota fiscal em empresa prestadora de serviço
Na nota fiscal da empresa prestadora de serviços, o tributo que incide é o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN). O percentual da alíquota depende da legislação municipal e geralmente varia entre 2% e 5%.
Para quem presta serviços profissionais, como consultoria, arquitetura, engenharia, advocacia, entre outros, outras alíquotas incidem sobre a nota. Além do ISSQN, incide o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Nesse caso, o contratante retém e recolhe 1,5% do valor referente aos serviços prestados.
Sobre a nota do profissional prestador de serviço incidem ainda as Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF). A alíquota é de 4,65% sobre o total da nota fiscal. O valor a recolher, nesse caso, não poderá ser inferior a R$ 10,00. Para serviços como limpeza, vigilância, empreitada de mão de obra e trabalho temporário, incide ainda a retenção do INSS patronal. O contratante deverá reter e recolher 11% sobre o valor do serviço.
Como cada tributo deve ser destacado na nota fiscal?
Na emissão de nota fiscal, cada tributo possui campos específicos que precisam ser corretamente preenchidos, seja na NF-e (produtos) ou na NFS-e (serviços). Esse destaque garante a conformidade legal, a transparência das operações e, em alguns casos, possibilita o aproveitamento de créditos tributários pelo destinatário.
A tabela abaixo resume onde cada imposto aparece e como o empreendedor deve registrá-lo.
Tributo | Onde aparece na nota | Como destacar/preencher corretamente |
ICMS | NF-e, nos campos de ICMS: vBC, pICMS, vICMS, além de CFOP e CST | Informar a base de cálculo, a alíquota e o valor. Deve constar destacado para que o destinatário possa se creditar. |
IPI | NF-e, campos de IPI: vBCI PI, pIPI, vIPI | Utilizado por indústrias e importadores. Informar base, alíquota e valor, quando aplicável. |
ISSQN | NFS-e (não na NF-e), em campos de ISS | Informar base de cálculo, alíquota e valor conforme legislação municipal. Não gera crédito para o tomador. |
IRRF | NF-e/NFS-e, em Informações de Retenção | Informar base e valor retido, quando exigido em prestação de serviços. O tomador é quem recolhe o imposto. |
CSRF | NF-e/NFS-e, em Retenções de Tributos Federais | Informar base e valor de cada contribuição retida, aplicando as alíquotas legais. O tomador efetua o recolhimento. |
INSS Patronal | NFS-e, em Retenções Previdenciárias | Informar a base de cálculo e o valor retido (11%), quando há cessão de mão de obra ou serviços sujeitos à retenção. |
Diferenças entre optantes e não optantes pelo Simples Nacional na emissão de nota fiscal
Empresas optantes pelo Simples Nacional contam com uma forma simplificada de tributação, na qual diversos tributos são recolhidos de maneira unificada por meio do DAS. Isso torna a emissão de notas fiscais mais prática, sem necessidade de destacar cada tributo.
Já as empresas não optantes pelo Simples Nacional precisam lidar com uma emissão de nota mais detalhada. Nesses casos, cada tributo deve ser destacado, variando de acordo com a atividade e a localidade. Isso exige mais atenção para preencher corretamente os campos na NF-e ou na NFS-e.
Em resumo, a distinção entre optantes e não optantes pelo Simples Nacional na emissão de notas fiscais está na complexidade do detalhamento tributário.
Panorama geral do sistema tributário brasileiro
O sistema tributário brasileiro é estruturado em três níveis de arrecadação: União (federal), estados e Distrito Federal (estadual) e municípios (municipal), além de envolver as chamadas contribuições sociais. Cada ente federativo possui competência própria para instituir e administrar seus tributos, o que resulta em sobreposição de normas, multiplicidade de obrigações e um elevado custo de conformidade para empresas e cidadãos.
Além da divisão por esfera, o sistema também se organiza por modalidades de tributos:
impostos, que incidem sobre patrimônio, renda ou consumo, sem vinculação direta a um serviço específico;
taxas, cobradas em razão da prestação de um serviço público ou do exercício do poder de polícia (como taxa de fiscalização);
contribuições, destinadas a finalidades específicas, como a seguridade social ou fundos determinados.
Principais tributos por esfera
Federais
Imposto de Renda (IR): sobre a renda e proventos de qualquer natureza.
Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI): aplicado sobre a produção e a importação de bens industrializados.
Imposto sobre Operações Financeiras (IOF): incide sobre crédito, câmbio, seguros e títulos.
Imposto de Importação (II): sobre mercadorias estrangeiras que entram no país.
Imposto de Exportação (IE): sobre determinados produtos nacionais exportados.
Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural (ITR): sobre imóveis localizados fora da zona urbana.
Estaduais
Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS): sobre vendas, transportes interestaduais e intermunicipais e comunicação.
Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA): cobrado anualmente dos proprietários de veículos.
Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCMD): incidente sobre heranças e doações.
Municipais
Imposto sobre Serviços (ISS): aplicado a prestadores de serviços em geral.
Imposto sobre a Propriedade Predial e Territorial Urbana (IPTU): sobre imóveis urbanos.
Imposto sobre Transmissão de Bens Imóveis Inter Vivos (ITBI): sobre compra e venda de imóveis.
Contribuições sociais e outras:
PIS/PASEP: destinado ao financiamento da seguridade social e ao abono salarial.
COFINS: sobre o faturamento das empresas, também voltado para a seguridade social.
Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL): incide sobre o lucro das pessoas jurídicas.
O que muda com a reforma tributária?
A reforma estabeleceu a substituição de cinco tributos federais, estaduais e municipais (PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS) por um sistema inspirado no modelo de Imposto sobre Valor Agregado (IVA). O novo sistema será composto por:
Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS): administrada pela União e substituindo PIS, Cofins e IPI;
Imposto sobre Bens e Serviços (IBS): gerido por estados e municípios, no lugar de ICMS e ISS.
Esse modelo pretende eliminar a cumulatividade dos impostos, aumentar a transparência, simplificar a tributação e corrigir distorções tributárias. A implementação será gradual e começa já com uma fase de testes em 2026, com alíquotas experimentais. Entre 2027 e 2033, os tributos antigos serão progressivamente extintos à medida que o sistema de IVA ganhar força.
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Como você viu, as empresas não optantes pelo Simples Nacional enfrentam um cenário tributário mais complexo na emissão de notas fiscais, pois precisam destacar corretamente cada imposto incidente conforme a natureza da operação, o regime adotado e a legislação de cada esfera federativa. Esse detalhamento exige mais atenção e conhecimento, já que erros podem comprometer tanto a conformidade fiscal quanto o direito a créditos tributários do destinatário.
Assim, é importante que você, empreendedor, mantenha uma gestão tributária organizada, apoiada por profissionais especializados.
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