7 dicas para fazer seu tempo render e aumentar a produtividade

É muito comum ouvirmos pessoas dizendo que o dia deveria ter mais de 24 horas para aumentar a produtividade e ter tempo de cumprir com todas as suas obrigações e desejos. Lidar com trabalho, estudo, família, saúde e tantas outras atividades pode deixar os empreendedores sobrecarregados, gerando estresse e baixa produtividade. Os desafios são dobrados para aqueles que, além de ter o próprio negócio, ainda trabalham em alguma empresa formal ou desempenham outras ocupações.

Além de lidar com clientes e fornecedores, os empreendedores precisam tomar diversas decisões enquanto gerenciam funcionários, organizam questões financeiras, definem estratégias de marketing e muito mais. Nesse mundo empresarial onde exercer multitarefas é questão de sobrevivência, organização é a palavra-chave para fazer o tempo render. Afinal, o dia tem 24 horas para todos, e saber aproveitar cada minuto é um grande fator de sucesso no mercado e na vida pessoal.Por isso, é essencial aprender a priorizar atividades e gerenciar bem o tempo. Um problema muito comum entre empreendedores, por exemplo, é o excesso de reuniões que duram horas e tratam de assuntos que poderiam ser resolvidos por e-mail. A caixa de mensagens, aliás, quando mal gerenciada, pode acabar roubando muito tempo dos profissionais, exigindo o controle e avaliação adequada do grau de urgência das demandas recebidas. Selecionamos algumas dicas e ferramentas para auxiliar os empreendedores a organizar a rotina, aumentar a produtividade e fazer o tempo render. Confira!

Como fazer o tempo render e aumentar a produtividade?

Existem diversos mitos sobre produtividade. Entre eles, estão as frases: “para ser produtivo é preciso dormir menos”, “para ter maior produtividade é preciso trabalhar incansavelmente” ou ainda “é mais produtivo quem entrega o maior número de projetos em menos tempo”. Todas essas ideias podem até gerar alguns resultados positivos, como ampliar o número de entregas em determinado período. Porém, a longo prazo, outras áreas da vida do profissional podem ser afetadas, como a saúde e a família, sem falar que a qualidade do trabalho entregue e a motivação do profissional podem cair. Na verdade, produtividade trata-se de aproveitar o tempo da melhor forma e está muito mais relacionada à priorização e recusa de algumas tarefas do que com a realização de inúmeros projetos ao mesmo tempo. Os empreendedores, principalmente os microempreendedores individuais, tendem a centralizar as diferentes demandas do negócio. Dessa forma, ficam totalmente sobrecarregados e com a impressão de que precisam trabalhar cada vez mais para dar conta de tudo, ou pior, que não dão conta e que devem desistir dos seus sonhos. Por isso, um dos primeiros passos para aumentar a produtividade é compreender que, para fazer o tempo render, é preciso aprender a priorizar, delegar e negar algumas atividades. Com isso, os profissionais podem se concentrar naquilo que realmente importa, entregando serviços com maior qualidade e também velocidade, uma vez que estão focados no desenvolvimento de projetos específicos.A seguir, listamos outras 7 dicas práticas para auxiliar os empreendedores a aumentar a produtividade.

1) Use a tecnologia

Existem inúmeros aplicativos e ferramentas digitais gratuitas que podem auxiliar os empreendedores a organizar suas tarefas, lembrar dos seus compromissos e promover uma melhor gestão do tempo, tais como:

• Trello - organização de projetos com cards e listas;
• Asana - gestão de equipes e projetos;
• Pomodoro - gestão do tempo;
• Agenda Google - organização de tarefas e agendamento de compromissos:
• Todoist - priorização de atividades e controle de demandas.

Todas essas ferramentas podem ser utilizadas em dispositivos móveis, ampliando o controle do tempo e das atividades a serem realizadas no dia a dia.

2) Tenha reuniões curtas

Anteriormente, falamos como algumas reuniões podem ser totalmente improdutivas. Além de recusar reuniões desnecessárias, para otimizar o tempo e aumentar a eficiência desse tipo de compromisso, é essencial definir uma pauta prévia, pesquisar sobre o tema e preparar algumas perguntas aos envolvidos. Isso garantirá que os objetivos da reunião sejam alcançados. Fique atento também ao tempo máximo previsto, que não deve ser ultrapassado. Indique aos demais participantes que você tem outros compromissos após a reunião. Outra dica é instituir a realização de reuniões curtas, e até mesmo em pé, o que irá fazer com que as pessoas sejam mais diretas e objetivas.  

3) Planeje só 70% do dia

A falta de planejamento das atividades que devem ser realizadas pelo empreendedor pode ser uma grande cilada. Muitos profissionais acabam vivendo um dia de cada vez, sem ter uma visão adequada de suas demandas, resolvendo questões mais urgentes e deixando de lado outras tarefas (que logo viram questões urgentes). Esse comportamento reativo pode diminuir a produtividade dos profissionais, uma vez que algumas atividades que também são importantes acabam ficando de lado. Além disso, o senso de urgência e o estresse podem afetar a qualidade dos serviços e projetos realizados de última hora.Por isso, é essencial realizar um planejamento diário, semanal, mensal e anual. Esse planejamento deve conter as atividades a serem realizadas, as prioridades, metas e objetivos do empreender - que deve ser realista na sua capacidade para resolver e realizar cada tarefa, deixando um tempo vago para os imprevistos. Lembre-se: o planejamento permite gerenciar o tempo e realizar as atividades que são mais importantes para o empreendedor a curto e longo prazo.

4) Evite distrações

A habilidade de se concentrar em uma tarefa mesmo com as interferências do ambiente não é para qualquer um. Há um universo de distrações nos sites, redes sociais, grupos de trocas de mensagens, notícias de última hora… e tudo isso sem nem mesmo sair do lugar, usando apenas um dispositivo móvel. Em ambientes conjuntos de trabalho, é importante usar alguns recursos para evitar conversas paralelas em momentos inadequados. Além do famoso fone de ouvido, uma boa saída é utilizar o Pomodoro. É uma técnica que auxilia a manter a concentração total em uma única atividade por 25 minutos. Após o período, é possível fazer uma pequena pausa de 5 minutos para ir ao banheiro ou trocar uma rápida conversa com outro colaborador. Se houver interrupções durante os 25 minutos, indique ao seu colega que está terminando uma atividade importante, e que em poucos minutos fará uma pausa.

5) Desprenda-se do e-mail

O acompanhamento da caixa de e-mails durante o dia pode diminuir a produtividade e tirar o foco do trabalho. Por isso, selecione dois ou três momentos do dia para ler e responder os e-mails, como no início da manhã e no final da tarde. Responda fora do horário, apenas as mensagens realmente urgentes. Lembre-se também de desativar os e-mails publicitários que não tem interesse e que acabam enchendo a sua caixa de mensagens. Ao escrever e-mails, tente ser o mais objetivo possível e utilizar tópicos que facilitam a leitura.

6) Tenha horários para certas tarefas

Ao planejar as tarefas do dia é essencial separar um tempo para organizar as tarefas a serem realizadas, otimizando ao máximo o tempo para produção e desenvolvimento dos projetos. Na prática, é como fazer um bolo. Nunca comece uma receita sem antes verificar se tem todos os ingredientes. Separe também um tempo ao final de cada semana para avaliar o andamento dos projetos, as atividades realizadas e as demandas para próxima semana. Isso evitará que você fique pensando no trabalho durante o período de descanso.

7) Limite os assuntos e rejeite compromissos desnecessários

Assim como indicado anteriormente, tanto para reuniões quanto para qualquer outro tipo de compromisso, é essencial avaliar a necessidade e o objetivo do encontro. Se forem temas que podem ser resolvidos por telefone, e-mail ou até mesmo delegados para outra pessoa resolver, rejeite a reunião presencial. Lembre-se que essas escolhas irão permitir que você tenha mais tempo para outras atividades.

Esperamos que essas dicas possam auxiliar os empreendedores a otimizar o tempo e aumentar a produtividade. Para saber mais sobre o tema e várias outras dicas práticas, recomendamos a leitura do livro Trabalho organizado da autora Thaís Godinho. Em nosso Portal de Atendimento também há o curso gratuito sobre Gestão do Tempo para Empreendedores. O curso é dividido em 4 aulas online em que são abordadas várias práticas para auxiliar os profissionais, tais como: - meios de identificar os sugadores de produtividade no dia a dia; - formas de produzir mais em menos tempo;- dicas para construir uma agenda de trabalho que aumente a eficiência no trabalho, etc.

Comece agora mesmo o curso e aprenda mais sobre Gestão do Tempo!

Gostou do conteúdo? Deixe um comentário e confira os nossos outros materiais no blog do Sebrae/SC!

Texto publicado originalmente em 16/11/2012 e atualizado em 02/05/2019.